¿Te imaginas llevar meses planeando un evento y que un apagón eléctrico arruine tus planes?

Déjame contarte la historia de Andrea y Daniela, dos clientas que cuentan con una exitosa empresa de diseño de moda. Para proteger su intimidad vamos a llamarla "A&D". Esta empresa está especializada en el diseño y producción de prendas de alta gama y es muy habitual que cada temporada la presenten en diferentes pasarelas del mundo.

Un día, mientras se preparaban para presentar una nueva colección en una importante pasarela, ocurrió un desafortunado percance: un apagón masivo en el área dejó a A&D sin electricidad justo antes del evento. Las socias encontraron pánico, ya que tenían que iluminar la pasarela y exhibir sus diseños a los invitados y medios de comunicación presentes.

Afortunadamente, Andrea y Daniela recordaron que habían contratado un seguro específico llamado "Seguro de contingencia, cancelación y suspensión de eventos". Este tipo de seguro está  diseñado para cubrir los gastos y pérdidas en caso de que tengas que cancelar, suspender, aplazar, interrumpir o reubicar tu evento.

Este seguro se emplea en diversas circunstancias por las que un evento puede ser interrumpido o cancelado. En primer lugar, están las causas generales, es decir, situaciones imprevisibles y ajenas a tu voluntad. Aquí entran en juego condiciones meteorológicas extremas, como lluvia, viento o granizo o apagones eléctricos, como le ocurrió a A&D. Además, si los personajes principales del evento no hacen acto de presencia debido a una enfermedad, un accidente o un fallecimiento, también estarás cubierto. Por último, pero no menos importante, este seguro también te protegerá en caso de otros factores que pueden afectar a tu evento como conmociones civiles, huelgas o incluso actuaciones de autoridad civil que prohíban el acceso al evento. Así como otras circunstancias como el luto nacional o terrorismo.

Ahora bien, ¿qué cubre este seguro y qué no?

Cubre los gastos no recuperables que hayas desembolsado para la realización del evento asegurado. Pero, como en todo seguro, también existen exclusiones. Por ejemplo, no se dará cobertura si no has sido cuidadoso o diligente en la organización del evento. Tampoco se cubre la incomparecencia de personas o grupos, incumplimientos contractuales o disputas que puedas tener. Recuerda que es importante declarar todos los gastos e ingresos antes de emitir la póliza, y la disminución del público no será cubierta a menos que sea directamente atribuible a la cancelación, abandono, aplazamiento o interrupción del evento.

En el caso de Andrea y Daniela, presentaron una reclamación por los costos adicionales incurridos para iluminar la pasarela a través de generadores y equipos alternativos debido al apagón. También incluyeron los gastos de reprogramación del evento para acomodar a los invitados y asegurar que su colección pudiera ser presentada adecuadamente. Después de una evaluación exhaustiva, se determinó que la interrupción del evento estaba cubierta por la póliza. Como resultado, A&D recibió una compensación que les permitió cubrir los gastos adicionales y recuperar parte de las pérdidas financieras derivadas del contratiempo.

Y, ¿Cuáles son las ventajas de contratar un Seguro de contingencia, cancelación y suspensión de eventos?

Bueno, en primer lugar, puedes adaptarlo a las necesidades específicas de tu evento. No importa si es un espectáculo popular, un festival musical o un acto empresarial como el de FashionPro, este seguro se ajusta a una gran variedad de actividades. Además, puedes contratar la cobertura solo por el período que necesites, sin tener que pagar por un seguro a largo plazo.

Para contratar este seguro, te en cuenta los siguientes requisitos:

• Detalles de tu evento. participantes, las fechas y el lugar donde se llevará a cabo (si se organiza en recinto cerrado o al aire libre, escenarios cubiertos o descubiertos, etc.).
• También un desglose detallado de todos los gastos y costes que deseas cubrir. ¡Recuerda! El pago de la prima debe realizarse antes de la fecha del evento, generalmente un mínimo de 15 días de la celebración.

La experiencia de A&D nos enseña la importancia de contar con un Seguro de contingencia, cancelación y suspensión de eventos para proteger a las empresas que dependen de la organización y realización exitosa de eventos importantes. Al disponer de este seguro, Andrea y Daniela pudieron superar el obstáculo del apagón y mantener su reputación intacta, demostrando una vez más que la protección adecuada puede marcar la diferencia en momentos de crisis.

Jordi Fernández

Ejecutivo de Cuentas